W piątek o szesnastej pracownicy wyłączają komputery w starym biurze. W poniedziałek o ósmej siadają przy tych samych biurkach pod nowym adresem. Pomiędzy tymi godzinami trzeba spakować dokumenty, rozkręcić meble, przewieźć sprzęty, wnieść wszystko na nowe piętro i ustawić tak, żeby nikt nie szukał swojej szafki przez pół dnia.
Tak powinna wyglądać dobrze zaplanowana przeprowadzka firmy. W praktyce wiele z nich ciągnie się przez tydzień, bo część rzeczy przyjeżdża w poniedziałek, część w środę, a dokumenty z księgowości ktoś pakował w pośpiechu do worków na śmieci. Każdy dzień takiego chaosu to dzień, w którym firma pracuje na pół gwizdka.
Katowice są dziś miastem, w którym firmy zmieniają biura często. Jedne rosną i potrzebują więcej miejsca, inne po pandemii zmniejszają powierzchnię i przechodzą do mniejszego lokalu. Niezależnie od powodu, schemat dobrej przeprowadzki biura wygląda podobnie.
Najpierw wizja lokalna, potem wycena
Przeprowadzki firmy nie da się rzetelnie wycenić przez telefon. Liczba stanowisk to dopiero początek. Liczy się to, ile jest szaf z dokumentacją, czy w biurze stoi sejf albo szafa pancerna, czy meble trzeba rozkręcać, na którym piętrze jest nowy lokal i czy budynek ma windę towarową, z której można korzystać poza godzinami pracy.
Dlatego sensowna współpraca zaczyna się od oględzin na miejscu. Firma przewozowa ogląda stare biuro, pyta o nowe i dopiero wtedy przygotowuje ofertę. W Katowicach dochodzą do tego sprawy, o których łatwo zapomnieć: wjazd w strefę płatnego parkowania w centrum, godziny, w których zarządca biurowca pozwala na rozładunek, rezerwacja windy. W nowoczesnych biurowcach przy Chorzowskiej czy w okolicy Strefy Kultury administracja zwykle wymaga zgłoszenia przeprowadzki z kilkudniowym wyprzedzeniem.
Dobrze, gdy po stronie przewoźnika jest jedna osoba, która koordynuje całe zlecenie. Firma, która przeprowadza się raz na kilka lat, nie powinna sama układać harmonogramu dla ekipy. Potrzebuje kogoś, kto zrobi to za nią i będzie odbierał telefon, gdy coś się zmieni.
Weekend albo noc zamiast przestoju
Najprostszy sposób, żeby przeprowadzka nie zatrzymała pracy, to zrobić ją wtedy, kiedy nikt nie pracuje. Wiele firm przewozowych realizuje zlecenia w weekendy, a część także w nocy. Przeprowadzka w sobotę i niedzielę daje dwa pełne dni na transport i ustawienie biura, a w poniedziałek zespół zaczyna normalnie.
Terminy weekendowe schodzą jednak najszybciej. Kto chce przenieść firmę w sobotę, powinien zarezerwować termin co najmniej dwa tygodnie wcześniej, a przy końcu miesiąca, kiedy kończy się dużo umów najmu, nawet wcześniej.
Dokumenty to nie meble
Meble można porysować i naprawić. Zgubionej teczki z umowami czy kadrowej dokumentacji pracowników nie da się odtworzyć, a do tego wchodzą w grę obowiązki związane z ochroną danych osobowych. Dlatego przy przeprowadzce biura dokumenty powinny jechać osobno, w zamykanych pojemnikach, a nie w otwartych kartonach.
Dobra praktyka to pojemniki zamykane opaskami zaciskowymi, opisane według działów. Kartony i pojemniki na dokumenty często są w cenie usługi, warto o to zapytać przy wycenie. Na miejscu łatwo sprawdzić, czy nikt nie otwierał pojemnika po drodze, a każdy dział od razu wie, które pudła są jego.
To samo dotyczy sejfów i szaf pancernych. Ważą kilkaset kilogramów i wymagają sprzętu oraz ludzi, którzy robili to wcześniej. Przy wycenie trzeba je zgłosić osobno, bo od tego zależy, ilu pracowników przyjedzie i jakim samochodem.
Komputery przewozi ekipa, sieć stawia informatyk
Tu często pojawia się nieporozumienie. Firma przewozowa bezpiecznie zapakuje i przewiezie komputery, monitory, drukarki czy szafę rack. Podłączenie sieci, konfiguracja serwera i uruchomienie stanowisk to już zadanie działu IT albo firmy, która obsługuje informatycznie biuro.
Warto to ustalić od razu, żeby w poniedziałek nie okazało się, że wszystko stoi na miejscu, ale nikt nie ma dostępu do poczty. Najlepiej, gdy informatyk jest w nowym biurze w niedzielę po południu, kiedy sprzęt już stoi, a do rozpoczęcia pracy zostało jeszcze kilkanaście godzin.
Ubezpieczenie i faktura
Przy przeprowadzce firmy chodzi o sprzęt wart często kilkadziesiąt albo kilkaset tysięcy złotych. Zanim podpisze się zlecenie, trzeba sprawdzić, czy przewoźnik ma ubezpieczenie OC i do jakiej kwoty. Dla typowego biura sensowna suma to co najmniej sto, a lepiej dwieście tysięcy złotych.
Druga sprawa to faktura VAT. Dla firmy to oczywiste, ale na rynku wciąż działają przewoźnicy, którzy wolą rozliczenia bez papierów. Taka oszczędność kończy się zwykle wtedy, gdy coś zostanie uszkodzone i nie ma podstawy do reklamacji.
Plan na ostatni tydzień przed przeprowadzką
Na tydzień przed terminem warto mieć zamknięte kilka spraw. Każdy dział wie, do kiedy ma spakować swoje rzeczy, i ma opisane pudła. Wiadomo, które meble jadą, a które zostają albo idą do sprzedaży. Zarządca nowego budynku potwierdził godziny wjazdu i windę. Informatyk ma termin w nowym biurze. Klienci dostali informację o zmianie adresu.
Reszta należy do ekipy. Przy dobrze przygotowanej przeprowadzce firm w Katowicach zespół wychodzi w piątek ze starego biura, a w poniedziałek po prostu zaczyna pracę w nowym, bez kartonów w korytarzu i bez tygodnia rozpakowywania.
To, czy przeprowadzka firmy zajmie weekend, czy tydzień, rozstrzyga się zwykle dwa tygodnie wcześniej, przy planowaniu. Sam transport to najprostsza część całego procesu.
artykuł sponsorowany (lh)12