W wielu firmach planowanie wydarzeń zaczyna się od pytania „co robimy w tym roku?”. Odpowiedź przychodzi zwykle szybko: to samo co rok temu, tylko w innym miejscu. Piknik, bo zawsze był piknik. Wyjazd, bo zespół go lubi. Gala, bo tak wypada. Tymczasem format wydarzenia powinien wynikać z celu, a nie z tradycji. Inaczej firma wydaje budżet na event, który jest przyjemny, ale nie odpowiada na żadną realną potrzebę.
Dobrze zaplanowana organizacja eventów firmowych zaczyna się więc nie od wyboru miejsca czy atrakcji, tylko od kilku pytań, na które warto odpowiedzieć, zanim ktokolwiek zacznie przeglądać oferty sal.
Najpierw cel, potem format
Pierwsze pytanie brzmi: co ma się zmienić po wydarzeniu? Może nowe osoby mają poczuć się częścią zespołu. Może dział sprzedaży ma umocnić relacje z kluczowymi klientami. Może firma chce podziękować za trudny rok albo uczcić jubileusz. Każdy z tych celów prowadzi do innego wydarzenia, nawet jeśli budżet i liczba gości są podobne.
Drugie pytanie dotyczy uczestników. Event dla czterdziestu osób z jednego działu, który pracuje razem od lat, wygląda inaczej niż spotkanie dla trzystu pracowników z kilku miast, z których część zna się wyłącznie z wideokonferencji. Liczy się też to, czy zapraszamy rodziny, klientów albo partnerów biznesowych.
Trzecie pytanie jest najtrudniejsze: co uczestnicy mają zapamiętać? Jeśli odpowiedź brzmi „dobrą zabawę”, to też jest cel, ale warto nazwać go wprost. Wtedy łatwiej ocenić, czy wydarzenie się udało, i uzasadnić wydatek przed zarządem. Od tych samych pytań zaczyna zwykle rozmowę doświadczona agencja eventowa, bo bez odpowiedzi na nie trudno zaproponować trafny format.
Gdy celem jest zespół
Jeśli wydarzenie ma budować relacje wewnątrz firmy, najlepiej sprawdzają się formaty, które wymuszają współpracę i rozmowę. Klasyczna impreza z kolacją i muzyką rzadko to zapewnia, bo ludzie siadają przy stołach ze swoimi stałymi współpracownikami i wieczór kończy się tam, gdzie się zaczął. Lepiej działają gry zespołowe, warsztaty, zadania, które wymagają podziału ról, czy aktywności łączące osoby z różnych działów.
Szczególnie widać to w kilku sytuacjach: gdy zespół szybko rośnie i nowi pracownicy nie znają starszych, po połączeniu firm albo reorganizacji, a także w zespołach hybrydowych, które na co dzień spotykają się tylko na ekranie. W takich przypadkach profesjonalna organizacja imprez integracyjnych to nie dodatek do budżetu HR, tylko sposób na rozwiązanie konkretnego problemu: braku zaufania i komunikacji między ludźmi, którzy mają ze sobą pracować.
Warto przy tym pamiętać, że integracja nie musi oznaczać wysiłku fizycznego. Program oparty wyłącznie na sporcie wyklucza część zespołu, a celem jest przecież zbliżenie wszystkich, nie tylko najbardziej wysportowanych.
Gdy celem są relacje z klientami
Wydarzenie dla klientów rządzi się innymi zasadami. Tu najważniejsza jest rozmowa, więc format powinien dawać na nią czas i przestrzeń. Kameralna kolacja, spotkanie w nietypowym miejscu czy wieczór z krótkim wystąpieniem eksperta często sprawdzają się lepiej niż duża impreza, na której gospodarz nie ma kiedy porozmawiać z gośćmi.
Przy takim wydarzeniu łatwo popełnić błąd nadmiaru. Rozbudowany program artystyczny, głośna muzyka i atrakcje co pół godziny wyglądają imponująco, ale utrudniają to, po co klienci przyszli: rozmowę z ludźmi, z którymi współpracują. Lepiej postawić na jakość miejsca, dobre jedzenie i jeden mocny punkt programu niż na pięć przeciętnych.
Gdy celem jest docenienie i podsumowanie
Gala lub jubileusz to formaty, które mają podkreślić wagę chwili. Sprawdzają się, gdy firma chce docenić pracowników, wręczyć nagrody, zamknąć ważny etap albo uczcić okrągłą rocznicę. Tu liczy się scenariusz: kolejność wystąpień, moment wręczenia wyróżnień, oprawa, która nadaje wydarzeniu rangę.
Gala nie jest jednak dobrym wyborem, gdy głównym celem jest integracja. Formalny charakter, ustalone miejsca przy stołach i rozbudowana część oficjalna sprawiają, że ludzie rozmawiają głównie z tymi, których już znają. Jeśli firma chce połączyć oba cele, lepiej rozdzielić wieczór na wyraźną część oficjalną i swobodniejszą część, w której goście mogą się przemieszczać i poznawać.
Kiedy wyjazd, a kiedy piknik?
Wyjazd firmowy daje coś, czego nie zapewni jednodniowe wydarzenie: czas. Dwa lub trzy dni poza biurem pozwalają połączyć część merytoryczną, na przykład warsztaty strategiczne, z integracją i swobodnymi rozmowami wieczorem. To dobry format, gdy zespół ma do przepracowania ważny temat albo gdy kadra zarządzająca potrzebuje czasu, żeby się zgrać. Trzeba jednak pamiętać, że wyjazd wymaga od uczestników zostawienia rodzin na kilka dni, co dla części osób bywa trudne.
Piknik działa odwrotnie. Jest otwarty, swobodny i często obejmuje rodziny pracowników. Sprawdza się, gdy firma chce budować poczucie wspólnoty w szerszym gronie i pokazać, że docenia ludzi także poza ich rolą zawodową. Nie nadaje się natomiast do pracy nad konkretnym problemem zespołu, bo trudno w nim o skupienie i dłuższą rozmowę.
Termin i budżet też podpowiadają format
Na wybór formatu wpływa także kalendarz. Wydarzenia plenerowe, takie jak piknik czy integracja na świeżym powietrzu, mają sens tylko w sezonie, a okres letni i przedświąteczny to czas największej konkurencji o terminy, miejsca i wykonawców. Jeśli firma planuje wydarzenie w szczycie, rezerwację warto zacząć z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.
Budżet najlepiej przeliczyć na osobę i zestawić z celem. Ta sama kwota może oznaczać kameralną kolację dla najważniejszych klientów albo dużą imprezę dla całej firmy. Które z tych rozwiązań jest lepsze, zależy wyłącznie od tego, co wydarzenie ma osiągnąć.
Jeden event, kilka celów
W praktyce firmy często chcą osiągnąć kilka celów jednocześnie: podsumować rok, zintegrować zespół i podziękować klientom. Da się to zrobić, ale wymaga świadomego zaprojektowania wydarzenia. Najczęstszy błąd to próba zmieszczenia wszystkiego w jednym wieczorze, przez co żaden cel nie zostaje zrealizowany w pełni.
Lepszym rozwiązaniem bywa podział: osobne wydarzenie dla klientów i osobne dla zespołu albo jeden dzień z wyraźnie oddzielonymi częściami. Rano część merytoryczna, po południu aktywności integracyjne, wieczorem uroczysta kolacja. Każda część ma wtedy swój cel, a uczestnicy wiedzą, czego się spodziewać.
Jak nie powtarzać zeszłego roku?
Najprostszy sposób to zapytać uczestników. Krótka ankieta po wydarzeniu pokazuje, co zostało zapamiętane, a co było tylko wypełnieniem czasu. Warto też spojrzeć na to, co zmieniło się w firmie: nowi pracownicy, nowe działy, inne wyzwania. Wydarzenie, które idealnie pasowało dwa lata temu, może dziś nie odpowiadać na żadną potrzebę.
Pomocne bywa spojrzenie z zewnątrz. Partner, który organizuje wydarzenia dla wielu firm, może pokazać formaty, których zespół wcześniej nie brał pod uwagę. Takie wsparcie zapewnia na przykład Mexxis, który prowadzi osobną linię dla wydarzeń firmowych. Dobra organizacja eventów firmowych polega bowiem nie na tym, żeby zorganizować kolejną imprezę, tylko na tym, żeby każde wydarzenie miało swoje uzasadnienie.
Format eventu to narzędzie. Zanim wybierzesz, jak świętować, zdecyduj, po co to robisz. Wtedy nawet niewielki budżet przyniesie więcej niż najbardziej efektowna powtórka z zeszłego roku.
artykuł sponsorowany (wp)12