Wolumen zamówień rośnie, druga zmiana nie domyka pakowania, a jedna absencja wystarczy, żeby przesuwać ludzi między kompletacją, sortowaniem i etykietowaniem. Znasz ten moment, gdy lider zamiast pilnować wyniku, zaczyna dzień od szukania zastępstw? Właśnie wtedy warto sprawdzić, czy potrzebujesz tylko dodatkowych osób, czy przekazania fragmentu procesu na zewnątrz. Outsourcing procesów logistycznych może objąć obsadę, wdrożenie, koordynację, raportowanie i odpowiedzialność za ustalone KPI. Dzięki temu łatwiej utrzymać płynność pracy, gdy zmienia się wolumen, sezon albo dostępność zespołu.
Czym jest outsourcing procesów logistycznych?
Outsourcing procesów logistycznych polega na przekazaniu zewnętrznemu partnerowi określonej części pracy w magazynie lub centrum dystrybucyjnym. Może to być na przykład kompletacja zamówień, pakowanie, etykietowanie, sortowanie, kontrola jakości albo obsługa wybranej strefy na jednej lub kilku zmianach.
W praktyce ustalasz nie tylko liczbę osób. Ustalasz też:
- jaki proces ma zostać przejęty,
- jaki wolumen trzeba obsłużyć,
- kto odpowiada za wdrożenie pracowników,
- jak wygląda koordynacja zmiany,
- jakie KPI będą mierzone,
- jak często otrzymasz raport.
KPI, czyli wskaźniki efektywności, mogą dotyczyć liczby skompletowanych zamówień, terminowości pakowania, błędów w etykietowaniu albo jakości przygotowania wysyłek.
Warto odróżnić outsourcing od pracy tymczasowej. Przy pracy tymczasowej agencja zatrudnia pracowników i kieruje ich do Twojej firmy, a organizacja zadań zwykle zostaje po Twojej stronie. Przy outsourcingu procesu partner przejmuje szerszy zakres: obsadę, wdrożenie, bieżącą koordynację i raportowanie wyniku.
Pojęcie leasingu pracowniczego bywa używane potocznie jako „wynajem pracowników”, ale w praktyce liczy się rzeczywisty model współpracy: kto zarządza zespołem, kto odpowiada za legalne zatrudnienie i kto bierze odpowiedzialność za wykonanie ustalonej pracy.
Najprościej: jeśli potrzebujesz kilku osób pod nadzorem własnego lidera, wystarczająca może być praca tymczasowa. Jeśli chcesz przekazać partnerowi fragment procesu wraz z koordynacją i wynikiem, wtedy bliżej Ci do outsourcingu logistyki.
Kiedy outsourcing logistyki zaczyna się opłacać?
Outsourcing logistyki zaczyna mieć sens wtedy, gdy koszt codziennego układania obsady staje się większy niż koszt uporządkowanego przekazania procesu.
Nie chodzi tylko o stawkę za godzinę pracy. W magazynie koszt widać też w:
- nadgodzinach,
- opóźnieniach w kompletacji,
- błędach przy pakowaniu,
- czasie lidera poświęconym na zastępstwa,
- spadku jakości, gdy nowe osoby trafiają na zmianę bez wdrożenia.
Kiedy warto rozważyć outsourcing procesów logistycznych?
Najczęściej wtedy, gdy pojawia się jedna z takich sytuacji:
- sezonowy wzrost zamówień, np. przed świętami lub po dużej akcji sprzedażowej,
- uruchomienie dodatkowej zmiany,
- wejście na marketplace albo obsługa nowego klienta,
- rotacja w zespole magazynowym,
- częste absencje,
- potrzeba szybkiego skalowania obsady,
- powtarzalne opóźnienia w pakowaniu, sortowaniu lub etykietowaniu.
Wyobraź sobie, że przez większość roku jedna zmiana obsługuje zamówienia bez większych przesunięć. Potem wolumen rośnie o 30–40%, a Ty nie masz kilku tygodni na spokojną rekrutację i wdrożenie nowych osób. Własny zespół zaczyna pracować w nadgodzinach, liderzy przesuwają ludzi między strefami, a błędy w etykietowaniu pojawiają się częściej niż zwykle.
W takim momencie outsourcing pozwala przejąć konkretny odcinek pracy, na przykład pakowanie lub kompletację, i ustalić, jaki wynik ma być osiągany na zmianie.
Czy outsourcing zawsze będzie najlepszym wyborem?
Nie. Jeśli zadanie jest małe, nieregularne i codziennie wygląda inaczej, najpierw trzeba je opisać. Bez tego trudno dobrać obsadę, ustalić KPI i rozliczać efekt.
Dobry test decyzyjny jest prosty:
Czy potrzebujesz tylko dodatkowych osób pod swoim nadzorem, czy chcesz przekazać odpowiedzialność za fragment procesu?
Jeśli brakuje Ci kilku pracowników na krótki okres, praca tymczasowa może wystarczyć. Jeśli jednak chcesz, żeby partner przejął obsadę, wdrożenie, koordynację i raportowanie wyniku, outsourcing logistyki będzie bardziej dopasowanym modelem.
Co przekazujesz partnerowi oprócz obsady?
W outsourcingu procesów logistycznych nie chodzi wyłącznie o to, że na zmianie pojawia się więcej osób. Główna różnica polega na tym, kto organizuje pracę i kto odpowiada za wynik ustalonego procesu.
Możesz przekazać partnerowi konkretny fragment magazynu, na przykład:
- kompletację,
- pakowanie,
- etykietowanie,
- sortowanie,
- kontrolę jakości,
- obsługę wybranej strefy centrum dystrybucyjnego.
Ale sama lista zadań nie wystarczy. Ważne jest to, co dzieje się później: kto wdraża ludzi, kto reaguje na absencje, kto mierzy wynik i kto raportuje, czy zmiana wykonała plan.
Dlatego w dobrze opisanym outsourcingu powinny pojawić się cztery elementy.
1. Obsada
Czyli liczba osób potrzebnych na zmianie, z możliwością zwiększenia lub zmniejszenia zespołu, gdy zmienia się wolumen.
2. Wdrożenie
Nowe osoby muszą wiedzieć, jak wygląda standard pracy: jak kompletować zamówienia, jak pakować produkty, jak oznaczać przesyłki i jak zgłaszać błędy.
3. Koordynator
To osoba, która pilnuje obecności, przekazuje zadania, reaguje na zmiany w trakcie dnia i łączy zespół z Twoim liderem operacyjnym.
4. Raportowanie wyniku
Po zmianie powinieneś wiedzieć, ile zadań wykonano, gdzie pojawiły się opóźnienia, czy utrzymano jakość i czy obsada była wystarczająca.
W tym miejscu pojawiają się też KPI i SLA.
KPI to wskaźniki efektywności, na przykład liczba skompletowanych zamówień, poziom błędów, terminowość pakowania albo dostępność obsady.
SLA, czyli Service Level Agreement, oznacza ustalony poziom realizacji usługi. W magazynie może dotyczyć czasu reakcji na wzrost wolumenu, minimalnej obsady na zmianie albo sposobu raportowania po zakończeniu pracy.
Po czym poznasz, że rozmawiasz o outsourcingu procesu, a nie tylko o dostarczeniu ludzi?
Po pytaniach.
Jeśli rozmowa kończy się na: „Ile osób potrzebujesz?”, nadal jesteś blisko modelu pracy tymczasowej.
Jeśli pojawiają się pytania: „Jaki wolumen trzeba obsłużyć?”, „Które zadania przejmujemy?”, „Jakie KPI mają być mierzone?”, „Kto raportuje wynik zmiany?”, wtedy rozmowa dotyczy procesu.
To ważne, bo przy outsourcingu logistyki wartością nie jest sama liczba osób w grafiku. Wartością jest to, że wybrany fragment pracy zostaje opisany, obsadzony, koordynowany i mierzony. Dzięki temu widzisz nie tylko, kto był na zmianie, ale też jaki wynik został osiągnięty.
Jak wygląda wdrożenie outsourcingu i pierwszy krok?
Wdrożenie outsourcingu logistyki nie powinno zaczynać się od pytania: „Ilu ludzi potrzebujesz?”. Lepszy punkt startu to opisanie procesu, który ma zostać przejęty.
Najpierw trzeba ustalić:
- jakie zadania mają wejść w zakres współpracy,
- na ilu zmianach działa magazyn,
- jaki wolumen pojawia się w normalnym tygodniu i w sezonie,
- gdzie najczęściej powstają opóźnienia,
- jakie KPI są już mierzone,
- jak wygląda obecne wdrożenie nowych osób.
Dopiero na tej podstawie można zaplanować obsadę, rolę koordynatora, sposób raportowania i SLA.
Jak może wyglądać wdrożenie krok po kroku?
1. Diagnoza procesu
Sprawdzasz, który fragment pracy warto przekazać: kompletację, pakowanie, etykietowanie, sortowanie, kontrolę jakości albo obsługę konkretnej strefy.
2. Plan obsady i odpowiedzialności
Ustalasz, ile osób potrzeba na zmianie, kto wdraża pracowników, kto koordynuje zespół i kto reaguje przy absencjach.
3. Start współpracy
Partner uruchamia zespół, wdraża pracowników w standard pracy i zaczyna raportować wynik zgodnie z ustaleniami.
4. Raportowanie i korekty
Po pierwszych zmianach widać, czy obsada jest dobrze dobrana, gdzie pojawiają się odchylenia i czy proces wymaga zmiany organizacji pracy.
W praktyce duże znaczenie ma jasny podział odpowiedzialności. Powinieneś wiedzieć, kto odpowiada za legalne zatrudnienie, kto prowadzi zespół na zmianie, kto raportuje wynik i kto reaguje, gdy wolumen przekroczy plan.
Od czego zacząć, jeśli rozważasz outsourcing logistyki?
Najprościej: wybierz jeden proces, który dziś najmocniej obciąża Twoich liderów. Może to być pakowanie w sezonie, kompletacja na drugiej zmianie albo etykietowanie przy zwiększonym wolumenie.
Następnie sprawdź, czy ten proces da się opisać przez:
- zakres zadań,
- liczbę zmian,
- wolumen,
- standard jakości,
- KPI,
- sposób raportowania.
Jeśli tak, możesz przejść do rozmowy o modelu współpracy.
Na stronie TM Solutions znajdziesz więcej informacji o tym, jak może wyglądać outsourcing procesów logistycznych i magazynowych oraz jakie zadania można przekazać zewnętrznemu zespołowi.
materiały partnera (wp)